Vorbelegung der Auftragsnummer
Mithilfe der Vorbelegung zur Auftragsnummer, benötigen Sie für sich und ihre Benutzer unter derselben Kundennummer, keine Gedanken über die Vergabe einer Auftragsnummer zu machen. Konfigurieren Sie unter den Benutzereinstellungen im Reiter „Vorbelegung“ ein für sich passendes Format aus mehreren Elementen und lassen Sie die Auftragsnummer für jeden neuen Auftrag automatisch für Sie hinterlegen.
Damit eine eindeutige Auftragsnummer generiert werden kann, sollten Sie sich für mindestens eines der unten aufgeführten Elemente entscheiden
- Auftrags-ID
- Fortlaufende Nummerierung
- Zeitstempel (Jahr + Monat + Tag + Uhrzeit)
Sie können hierzu auch mehrere Elemente kombinieren und auch die Reihenfolge bestimmen. Neben den oben erwähnten Elementen, die eine Eindeutigkeit für die Auftragsnummer bedeutet, gibt es noch folgende kombinierbare Elemente
- Initialen des Benutzers
- Unternehmenskürzel
- Text
Die bisher erwähnten Elemente können Sie auch mit den verfügbaren Trennzeichen auseinanderhalten. Ziehen Sie dafür die Elemente in das dafür vorgesehene Eingabefeld. Vergessen Sie am Ende der Zusammensetzung nicht, die Vorbelegung der Auftragsnummer per Checkbox zu aktivieren.
Vorbelegung mit Auftrags-ID
Die Auftrags-ID wird vom DAT-System für jeden Auftrag neu vergeben. Sie können sich diese ID zu Nutze machen, um eine eindeutige Auftragsnummer automatisch generieren zu lassen. Ein Vorschlag zur Zusammensetzung mehrerer Elemente wäre unter anderem Auftrags-ID und ein Textbaustein zu verwenden.
Zur Vergrößerung des Screenshots bitte direkt auf die Grafik klicken.
Vorbelegung mit fortlaufender Nummerierung
Für die fortlaufende Nummerierung können Sie einen beliebigen Startwert eingeben. Für jeden neu erstellten Auftrag wird die Nummerierung um einen Wert hochgezählt. Die Fortlaufende Nummerierung kann auch mit führenden Null-Werten definiert werden. Sobald die Grenze der Null-Werte erreicht ist, wird die Nummerierung ohne führende Nullen fortgesetzt. Ein Vorschlag zur Zusammensetzung mehrerer Elemente wäre unter anderem die fortlaufende Nummerierung mit dem Jahr zu kombinieren. Sie können dadurch auch die fortlaufende Nummerierung zum Jahresbeginn wieder zurücksetzen, in dem Sie den hochgezählten Wert überschreiben.
Zur Vergrößerung des Screenshots bitte direkt auf die Grafik klicken.
Vorbelegung mit Zeitstempel
Um eine Eindeutigkeit beim Zeitstempel zu gewährleisten, müssen Jahr, Monat, Tag und die Uhrzeit gleichzeitig verwendet werden. Sie können die einzelnen Elemente untereinander auch in der Reihenfolge vertauschen. Sie können dabei mit dem Jahr beginnen oder auch mit der Uhrzeit. Ein Vorschlag zur Zusammensetzung mehrerer Elemente wäre unter anderem der Zeitstempel mit den Initialen des Benutzers zu empfehlen. Sie können dadurch feststellen, welcher Benutzer den Auftrag zu welchem Zeitpunkt erstellt hat. Für die Initialen des Benutzers wird der erste Buchstabe vom Vornamen und der erste Buchstabe vom Nachnamen verwendet.
Zur Vergrößerung des Screenshots bitte direkt auf die Grafik klicken.
Vorbelegung mit Unternehmenskürzel
Diese Variante der Vorbelegung macht nur Sinn, wenn Sie mehrere Filialen haben oder einem Mandantenverbund zugehörig sind. Das Unternehmenskürzel können Sie dabei unter „Verwaltung > Unternehmensinfo editieren“ im Eingabefeld „Unternehmenskürzel“ für alle Filialen oder Partner des Mandantenverbunds hinterlegen. Damit können Sie unterscheiden, von welcher Filiale oder von welchem Mandantenverbund der Auftrag erstellt wurde. Neben dem Befüllen des Unternehmenskürzel ist es wichtig, dass jede Filiale und jeder Partner im Mandantenverbund ebenfalls die gleiche Vorbelegung unter „Verwaltung > Benutzereinstellung“ im Reiter „Vorbelegung“ zusammensetzt und aktiviert.
Zur Vergrößerung des Screenshots bitte direkt auf die Grafik klicken.
Allgemeine Informationen
Ziehen Sie die Elemente aus den Bereichen „Trennzeichen“ und „Verfügbare Elemente“ in das vorgesehene Eingabefeld, um ihre Vorbelegung der Auftragsnummer zu definieren. Verwenden Sie mindestens eines der Elemente Auftrags-ID, Fortlaufende Nummerierung oder Jahr + Monat + Tag + Uhrzeit, um eine eindeutige Auftragsnummer generieren zu lassen. Aktivieren Sie die Vorbelegung der Auftragsnummer mithilfe der Checkbox.
Sie können außer den Trennzeichen und dem Text-Element alle Elemente nur einmalig zur Vorbelegung verwenden. Sie können so viele Elemente hinzufügen, bis 50 Zeichen erreicht sind. Die Elemente können in der Reihenfolge beliebig angeordnet werden.
Die Auftrags-ID wird vom DAT-System automatisch für jeden Auftrag neu vergeben. Diese ID ist ebenso im Link des Browser zu sehen.
Für die fortlaufende Nummerierung kann ein Startwert hinterlegt werden. Jeder erstellte Auftrag zählt die Nummerierung um einen Wert hoch. Der Startwert kann auch mit führenden Nullen definiert werden. Ist die Grenze der führenden Nullen beim hochzählen erreicht, wird die Zählung fortgeführt. Sofern der Wert in der fortlaufenden Nummerierung überschrieben wird, geht der alte hochgezählte Wert verloren.
Für die Initialen des Benutzers wird jeweils der erste Buchstabe des Vornamens und des Nachnamens verwendet.
Benutzen Sie das Unternehmenskürzel nur im Fall von mehreren Filialen oder im Mandantenverbund. Hinterlegen Sie das Unternehmenskürzel in den Unternehmensinformationen und benachrichtigen Sie die Filialen oder Partner des Mandantenverbundes dieselbe Zusammensetzung der Vorbelegung zu aktivieren.